随着企业规模的不断扩张,部门分立,分工协作成为企业管理的主流理念,由此也产生了“跨部门沟通”的重要议题。有效的跨部门沟通可以显著提升企业运营效率,同时也有助于加强团队之间的协作,减少冲突和误解。
然而,由于各部门职责、目标、工作方式等方面的差异,跨部门沟通往往面临诸多挑战,如不能有效应对处理,便容易诱发各部门各自为政的“部门墙”,反而适得其反。
因此掌握有效的跨部门沟通技巧和方法,从而正确应对跨部门沟通中的挑战,解决其中的问题显得至关重要。
1、明确部门分工
跨部门沟通的前提是部门分工的明确。在跨部门沟通中最常见的问题在于“推诿扯皮”,究其本因,无外乎权责界定不清晰下双方的不愿干和不想干。
而这种“不愿不想”多在于没有清晰的权责界定,当下次同样的协调工作进行时,工作责任归属往往根据过往历史由经验判定下的认知,也就是所谓的“这活只要做了,以后就是自己的了”。
双方为了避免不在职责范围内工作责任的划分,极易出现“推诿扯皮”,因此对于管理者而言,部门分工的指导性意见有利于跨部门工作模糊区域的清晰化,从而避免跨部门的“推诿扯皮”。
但值得注意,在企业实际管理的过程中,一方面由于当今商业环境始终处于动态、互联状态,不是所有的工作都及时能在部门分工层面得以明确和划分;另一方面,很多事情也不是非黑即白,也会出现在逻辑判定上A部门做可以,但由B部门负责也说得通,如果硬要分个是非黑白。那么管理成本太大,便有些得不偿失了。
2、锚定沟通目标
先有目标,才有方向,明确沟通目标是跨部门沟通的基础。在开始沟通之前,双方应对沟通的目的、内容和预期结果达成共识。这有助于确保沟通的针对性和效率,避免偏离主题或浪费时间,并且有助于更好地理解对方的需求和立场,实现共识的达成。
同样需要注意的是,尊重和理解是建立良好跨部门关系的关键。每个部门都有自己的工作重点和职责,在沟通时应充分尊重对方的立场和需求。避免以自我为中心,尽可能站在对方的角度思考问题,以沟通的目的为导向。通过理解对方的关注点,有意识地将工作计划、安排、方案与沟通目标、对方的关注点相关联,进而更好地协调资源和解决问题,促进团队之间的合作。
另外,在跨部门沟通中,难免会遇到不同意见和冲突。此时,双方应保持开放心态,立足工作目标,勇于表达自己的观点和建议。同时,应遵循诚实原则,不隐瞒或歪曲事实。通过开放和诚实地沟通,推进冲突化解和意见共识,增进团队之间的信任。
3、选择合适的方式与时机
选择合适的沟通方式和时机同样重要。不同的沟通方式(如面对面会议、电话、电子邮件等)适用于不同的情境和需求。根据实际情况选择最合适的沟通方式,可以确保信息传递的准确性和及时性。
同时,在沟通时机的选择上也需要留意,避免在对方忙碌或情绪不佳时进行重要沟通,以免影响沟通效果。
4、持续跟进沟通结果
持续跟进是确保跨部门沟通成果的重要步骤。一次有效的沟通并不意味着问题已经解决,持续地跟进和落实是关键。
在沟通过后,双方应明确责任分工和时间节点,确保所达成的共识得到有效执行。对于未能解决的问题,应及时反馈并寻求进一步的支持和协调。同时,定期对跨部门沟通的效果进行评估和总结,不断优化沟通机制和提高团队协作水平。
5、建设开放的沟通文化
文化作为组织内部的软环境,也在影响着跨部门之间的沟通路径及其实施效果。
通过制度建设、文化宣导,建立以目标与价值为导向,勇于承担,开放包容的文化氛围有利于跨部门沟通的高效推进,同时也能够更好地提升团队的整体凝聚力,实现同心同力。
总之,跨部门沟通是现代企业运营中不可或缺的一环。通过明确部门分工、锚定沟通目标、选择合适的方式和时机以及持续跟进落实等技巧和方法,建设开放的沟通文化,可以有效地提高跨部门沟通的效果,促进团队之间的协作与合作。
在实际工作中,根据企业的特点和具体情况灵活运用这些技巧和方法,不断优化和完善跨部门沟通机制,对于提高企业运营效率和竞争力具有重要意义。